Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap	
Nationaal Archief	

Use cases

Scratch4all (201010)	

Datum	28 november 2010	
Versie	0.1	
Status	Concept	
Opdrachtgever	Martin Berendse	
Projectleider	Henny van Schie	

Statusblad
Naam document: Use Cases Scratch4all 

Documenthistorie	
versie	datum	auteur	omschrijving verandering	
0.1	20-11-2010	Henny van Schie	Initieel 	

				

				

				

Distributielijst	
naam	versie	datum	
Rolf Fokkens	0.1	23-11-2010	
Petra Helwig	0.1	23-11-2010	

			

Woordenlijst	
Term	Betekenis	
Gebruiker	Websitebezoeker 	
Scratch4All	het gehele systeem waarin gedigitaliseerde handschriften worden beheerd, bewerkt en raadpleegbaar worden gesteld	
Toegang	Systematische, hiërarchische beschrijving van de bestanddelen van een archief.	

		

Overzicht rollen	
Rol	Omschrijving	
		
Erfgoedbeheerder	medewerker van een erfgoedinstelling (archiefdienst, bibliotheek of museum), welke gedigitaliseerde handschriften beschikbaar stelt	
Target bv	organisatie die het technische beheer verzorgt van Scratch4All	

		

Inhoudsopgave

Use case – applicatiebeheer
Doel: 	Het vaststellen van bevoegdheden van personen die handelingen verrichten binnen de beheers- en gebruikersapplicatie
Primair:	erfgoedbeheerder kan binnen bepaalde grenzen anderen machtigen tot het verrichten van bepaalde handelingen
•	alle beheershandelingen m.b.t. alle eigen collecties, alle beheershandelingen m.b.t. een specifieke collectie, idem voor de gebruikershandelingen zoals raadplegen, transcriberen en transcripties corrigeren en goedkeuren (= vastzetten)
Uitgangspunt:
•	in principe is er een superbeheerder (bij Target?) die als systeembeheerder en applicatiebeheerder optreedt en een medewerker van een erfgoedinstelling machtigt tot applicatiebeheerder

Use case – procesbeheer
Doel: 	Het voorbereiden en goedkeuren van de bewerking binnen het Scratch4All-systeem van een (deel)collectie gescande handschriften
Primair:	de erfgoedbeheerder beschrijft het materiaal zodanig dat de benodigde gegevens voor andere betrokkenen in het proces beschikbaar zijn
•	erfgoedbeheerder bepaalt welke gescande handschriften worden bewerkt, wat de specifieke kenmerken zijn van dit materiaal
•	erfgoedbeheerder keurt de uiteindelijke resultaten goed
Uitgangspunt:
•	de vereiste gegevens moeten nog vastgesteld worden
Alternatieven: 
•	deze taak is niet uit te besteden aan derden

Use case – opnemen gedigitaliseerd archief
Doel:	Het aanbieden van gedigitaliseerde handschriften aan het Scratch4All-systeem
Primair:	de erfgoedbeheerder levert het gedigitaliseerde materiaal op een zo goedkoop mogelijke manier aan (enkele honderden megabytes tot enkele terabytes).
•	de erfgoedbeheerder zendt digitale bestanden op, of levert ze in persoon af, en ontvangt een ontvangstbevestiging. 
•	eventuele dragers worden of beschikbaar gesteld voor de erfgoedbeheerder, of geleverd door de erfgoedbeheerder en teruggezonden.
•	Target bv plaatst de bestanden op een plaats die uitsluitend voor de erfgoedbeheerder via het web bereikbaar is.
Alternatieven: 
•	digitale bestanden worden geuploaded met behulp van een webservice (enkele megabytes tot enkele tientallen megabytes).  

Use case – controle digitale bestanden	
Doel:	Het controleren van de volledigheid en kwaliteit van opgenomen digitale bestanden 
Primair:	de erfgoedbeheerder vergelijkt de opgenomen bestanden met de oorspronkelijke bestanden
•	controle met behulp van een vergelijkingstool en een checksum-controle
•	viruscontrole
•	beoordelen op geschiktheid voor Scratch-bewerking
Alternatieven: 
•	digitale bestanden worden als service door Target bv of een andere partij gecontroleerd en beoordeeld

Use case – bestandsbeheer van digitale scans
Doel: 	Normaal bestandsbeheer van digitale documenten in en digitale omgeving  
Primair:	erfgoedbeheerder kan de handelingen verrichten die bij normaal bestandsbeheer horen
•	sorteren, selecteren, kopiëren, verplaatsen, verwijderen, overschrijven door een nieuw bestand, hernoemen.
Alternatieven:
•	bestandsbeheer wordt ondergebracht bij een service

Use case – optimaliseren van digitale scans voor patroonherkenning
Doel: 	Het batchgewijs of per afzonderlijke scan gereedmaken van scans voor patroonherkenning  
Primair:	erfgoedbeheerder kan de handelingen verrichten voor zover deze geen bijzondere deskundigheid of apparatuur vereisen
•	tot deze werkzaamheden horen bijvoorbeeld deskewing, contrastbewerking, kleuraanpassing, verwijderen van hinderlijke lijnen, vlekken en andere ongerechtigheden.
•	het definiëren van de layout-karakteristieken (headers, kolommen, paragrafen, footers) moet wellicht als een afzonderlijk stap in het proces gedefinieerd worden.
Alternatieven:
•	scanoptimalisering wordt ondergebracht bij een service

Use case – starten van het proces van patroonherkenning
Doel: 	Het starten - onmiddellijk manueel of op een vooraf ingesteld tijdstip van het proces van patroonherkenning  
Primair:	erfgoedbeheerder bepaalt het tijdstip waarop een proces van patroonherkenning wordt gestart
•	behalve het starten van het proces zijn er wellicht nog meer handelingen te verrichten, waarin thans nog geen inzicht bestaat.
Alternatieven:
•	patroonherkenningsproces wordt ondergebracht bij een service

Use case – beheersen van het proces van patroonherkenning
Doel: 	Het beheersen en controleren van, en waar nodig ingrijpen in het proces van patroonherkenning  
Primair:	erfgoedbeheerder beheerst een patroonherkenningsproces, daartoe in staat gesteld door het on line volgen van het proces, door het ontvangen van electronische berichten en door begrijpelijke logs.
•	het ingrijpen in een proces is noodzakelijk om te voorkomen dat een proces uit de hand loopt. De berichtgeving zou per e-mail, sms, twitter of andere communicatiemedia kunnen plaatsvinden. Het systeem moet zichzelf kunnen onderbreken, indien bepaalde, vooraf gedefinieerde grenzen overschreden worden.
Alternatieven:
•	procescontrole wordt ondergebracht bij een service

Use case – controleren van de resultaten  van het proces van patroonherkenning
Doel: 	Het beoordelen van de resultaten van het proces van patroonherkenning nadat dit is afgerond op volledigheid en kwaliteit  
Primair:	erfgoedbeheerder beoordeelt de resultaten van het proces aan de hand van vooraf opgestelde kwaliteitscriteria
•	de kwaliteitscriteria moeten nog geformuleerd worden.
Alternatieven:
•	kwaliteitsbeoordeling van het patroonherkenningsproces wordt ondergebracht bij een service

Use case – corrigeren van de resultaten van het proces van patroonherkenning
Doel: 	Het verbeteren van de resultaten van het proces van patroonherkenning nadat dit is afgerond  
Primair:	erfgoedbeheerder verbetert de resultaten van het proces aan de hand van vooraf opgestelde kwaliteitscriteria
•	het correctie kan verschillende vormen aannemen: handmatige correctie van de resultaten van een of enkele scans, het semi-automatisch corrigeren van de resultaten van een groot aantal scans, het afkeuren van de resultaten en, na verwijdering herstarten van het proces.
Alternatieven:
•	correctie van de resultaten van het patroonherkenningsproces wordt ondergebracht bij een service

Use case – initieel transcriberen  van de gescande en bewerkte tekst
Doel: 	Het aanleren van het handschrift aan de herkenningssoftware  
Primair:	erfgoedbeheerder voert een minimale hoeveelheid tekst in
•	de teksten worden zo letterlijk mogelijk getranscribeerd (niet: geannoteerd), en gekoppeld aan regels of woordzones.
Uitgangspunt:
•	de vereiste minimale hoeveelheid in te voeren tekst moet nog vastgesteld worden
Alternatieven:
•	 de initiële invoer van teksten moet verricht worden door een kenner van het betreffende handschrift

Use case – aanvullend transcriberen  van de gescande en bewerkte tekst
Doel: 	Het verbeteren van de zoekresultaten binnen teksten, in een handschrift geschreven 
Primair:	erfgoedbeheerder voert aanvullende hoeveelheid teksten in
•	de teksten worden zo letterlijk mogelijk getranscribeerd (niet: geannoteerd), en gekoppeld aan regels of woordzones.
Alternatieven:
•	 de aanvullende invoer van teksten moet verricht worden door een kenner van het betreffende handschrift

Use case – corrigeren van de gescande en bewerkte tekst, na een zoekactie
Doel: 	Het verbeteren van de zoekresultaten binnen teksten, in een handschrift geschreven 
Primair:	gebruiker kan de gevonden resultaten corrigeren indien deze niet juist zijn
•	de teksten worden zo letterlijk mogelijk getranscribeerd (niet: geannoteerd), en blijven gekoppeld aan regels of woordzones.
•	iedere gebruiker kan teksten corrigeren, voor zover deze niet door een bevoegde persoon zijn goedgekeurd

Use case – accepteren van de gescande en bewerkte tekst, na een zoekactie
Doel: 	Het verbeteren van de zoekresultaten binnen teksten, in een handschrift geschreven 
Primair:	erfgoedbeheerder of een daartoe gemachtigd persoon kan de gevonden resultaten accepteren als zijnde juist
•	de goedgekeurde teksten, regels en woordzones zijn niet te wijzigen door gebruikers met een lagere bevoegdheid binnen het systeem.

Use case – wijzigen van metadata van gescand materiaal, dat ook het patroonherkenningsproces heeft ondergaan
Doel: 	Het wijzigen van de metadata als gevolg van externe omstandigheden, bijvoorbeeld na overdracht van archief aan een andere archiefbewaarplaats
Primair:	de erfgoedbeheerder kan, indien nodig, de bestandsnamen van materiaal dat geheel is verwerkt in de databases, aanpassen, zodanig dat geen relaties verloren gaan
Uitgangspunt:
•	na overdracht van origineel archiefmateriaal aan een andere instelling verandert een gedeelte van de metadata, met name de kenmerken als code archiefbewaarplaats, archiefnummer en nummer toegang. Deze kenmerken zijn ook verwerkt in de bestandsnamen van scans. Als de ontvangende instelling bereid is het materiaal in het Scratch4All-systeem te laten, moeten wel de 'eigendomskenmerken' worden aangepast, overal in het systeem.

Use case – verwijderen van al het gescande materiaal, ook nadat dit het patroonherkenningsproces heeft ondergaan
Doel: 	Het verwijderen van materiaal als gevolg van externe omstandigheden, bijvoorbeeld na overdracht van archief aan een andere archiefbewaarplaats
Primair:	de erfgoedbeheerder kan, indien nodig, al het materiaal, ook nadat het geheel is verwerkt in de databases, verwijderen
Uitgangspunt:
•	na overdracht van origineel archiefmateriaal aan een andere instelling kan deze instelling beslissen dat het materiaal niet beschikbaar mag zijn in het Scratch4All-systeem.

Use case – zoeken op trefwoorden binnen de verzameling bewerkte (gescande, getranscribeerde en patroonherkende) pagina's 
Doel: 		de gebruiker vindt op zo eenvoudig mogelijke wijze de gezochte informatie via de algemene zoekpagina van een dedicated website 
Primair pad:	
•	de gebruiker werkt vanuit het zoekveld voor de eenvoudige zoekfunctionaliteit die vanaf elke pagina te benaderen is
•	gebruiker toetst één of meer zoektermen in, eventueel aangevuld met wildcards (‘fiets*’) en logische operatoren (‘spoelstra –doolaard’ levert dan alleen zoekresultaten waarin wel de term ‘spoelstra’ voor komt, maar niet de term ‘doolaard’) 
•	de gebruiker start de zoekactie (toets Enter of button 'Zoek')
•	het systeem toont binnen 2 seconden de titels en een 'snippet' van de resultaten, gegroepeerd per collectie
•	de resultaten staan gesorteerd op relevantie, bijv. waarbij meer hits boven minder hits gaan en hit in titel of header boven hit in paragraaf (nader te bepalen)
•	gebruiker heeft vanuit het zoekresultatenoverzicht de mogelijkheid om de zoekresultaten te beperken tot één collectie 
•	bij het bekijken van de zoekresultaten kan de gebruiker zien op welke zoektermen hij heeft gezocht
•	gebruiker klikt op de titel van het gezochte item, om zo de volledige weergave ervan te zien
•	met de Back-knop in de browser keert de gebruiker weer terug naar de zoekresultaten.
•	bij een grote hoeveelheid zoekresultaten waarbij de zoekresultaten op meerdere pagina’s worden weergegeven, kan de gebruiker snel door de pagina’s met zoekresultaten navigeren.
•	de gebruiker krijgt de optie om een zoekvraag te bookmarken, zodat dezelfde zoekvraag later nog eens gesteld kan worden.

Alternatieven:
•	nul zoekresultaten: medling verschijnt: “Uw zoekvraag - <zoekvraag> - heeft geen treffers opgeleverd”
•	zoekresultaten voldoen niet: gebruiker past de zoekopdracht aan om betere zoekresultaten te krijgen
•	gebruiker kan zoekresultaten tot slechts één collectie beperken door dit vooraf aan te geven 
•	gebruiker kan geavanceerd zoeken met alle daarbij te kiezen opties (bijvoorbeeld: zoeken op periode, zoeken in specifieke collecties, zoeken in specifieke velden)

Use case – bezoek aan de website door blinde
Doel:	Website moet toegankelijk zijn	
Primair pad: Alle Use cases voor gebruikers doorlopen, maar nu als blinde met aangepaste webbrowser. Ook externe toetsing webrichtlijnen aanvragen via http://webrichtlijnen.nl/toetsen/ is een mogelijkheid, maar dat valt buiten de use cases.

Use case – gebruik veelgestelde vragen (FAQ)
Doel:	Gebruiker zoekt met behulp van de frequently asked questions (FAQ) het antwoord op een vraag.
Primair pad: 
•	Gebruiker heeft een vraag. Het antwoord hierop kan op verschillende manieren gezocht worden (denk onder andere aan de zoekfunctie, chat, bellen en mailen). Eén van die manieren is het kijken bij de veelgestelde vragen (FAQs). Vanuit andere plekken op de website wordt verwezen naar de FAQs.
•	De gebruiker komt op de pagina met veelgestelde vragen. Het systeem toont de meest gestelde vragen, gesorteerd op onderwerp. 
•	De gebruiker kijkt of de vraag ertussen staat. Wanneer dat het geval is,  neemt de gebruiker kennis van het antwoord op die vraag (eventueel ook met doorverwijzingen naar informatie elders op de website). 
•	Voor het geval het antwoord op de vraag van de gebruiker er niet tussen staat, staat onderaan de lijst met veelgestelde vragen de vraag “Staat uw vraag er niet tussen?”, met verwijzingen naar andere manieren om een antwoord op een vraag te vinden (A-Z index, onderzoeksgidsen, zoekfunctie, chat/mail/bellen, etc), met uitleg. 

Alternatief: 
Geen FAQ
Use case – foutafhandeling
Doel:	Bij het optreden van fouten wordt gebruiker ‘bij de hand genomen’ zodat de kans dat de gebruiker het probleem zelf kan oplossen maximaal is en de gebruiker altijd optimaal geïnformeerd is.
1.	Als er een fout optreedt waarvan bekend is wat de oorzaak is, wordt dit aan de gebruiker kenbaar gemaakt, evenals (indien mogelijk):
- wanneer het probleem precies optrad;
- de tijd die het waarschijnlijk kost om het probleem te verhelpen;
- wat het probleem veroorzaakte;
- wat de gebruiker kan doen om het probleem niet weer op te laten treden;
- wat de gevolgen van de fout voor de gebruiker zijn.
2.	Indien de gebruiker het probleem verhelpt, wordt de gebruiker hiervan expliciet op de hoogte gebracht, indien mogelijk. (bijvoorbeeld: een veld in een formulier dat eerder verkeerd werd ingevuld maar nu juist ingevuld is)
3.	Indien de gebruiker het probleem niet kan verhelpen, wordt kenbaar gemaakt hoe de gebruiker om hulp kan vragen. Indien de gebruiker hiervan gebruik maakt, wordt informatie over het probleem automatisch gecommuniceerd (bijvoorbeeld door informatie over de foutmelding op te nemen in een bericht aan een beheerder).